ISOFT DMS
Organize, armazene, acompanhe e faça a gestão de documentos
Solução de software concebida para organizar, armazenar, acompanhar e gerir os documentos electrónicos da sua organização. Informação claramente organizada e disponível de imediato é a chave para processos de negócio bem-sucedidos.
Capacidades poderosas
Tudo o que precisa para transformar a sua gestão documental
O ISOFT DMS em funcionamento
Ecrãs reais do ISOFT DMS.
Ficheiros e pastas
Todos os documentos num único local organizado, com pastas pessoais, pastas de equipa, ficheiros recentes e favoritos. Aceda a partir do navegador, em qualquer lugar.
- Pastas pessoais e pastas de equipa
- Ficheiros recentes e favoritos
- Pesquisa de ficheiros, etiquetas e mensagens
- Pré-visualização dos documentos
Etiquetas e classificação
Classifique os documentos com etiquetas e encontre-os depressa. As etiquetas também podem activar fluxos de trabalho e regras de retenção.
- Etiquetas colaborativas partilhadas pela equipa
- Vista de todos os documentos com a mesma etiqueta
- Fluxos de trabalho activados por etiquetas
- Retenção e eliminação controladas por etiquetas
Fluxos de trabalho automatizados
Regras automáticas sem programação: bloqueie o acesso a ficheiros sensíveis, impeça novas versões com base em etiquetas ou acrescente mais fluxos quando precisar.
- Bloqueio do acesso a ficheiros por regras
- Bloqueio automático de versões com base em etiquetas
- Mais fluxos disponíveis na loja de aplicações
- Por exemplo, converter em PDF ao adicionar uma etiqueta
Partilha controlada
O administrador define como os documentos podem ser partilhados: com utilizadores e grupos, por ligação ou com outras clouds, com ou sem palavra-passe.
- Partilha com utilizadores e grupos
- Ligações de partilha protegidas por palavra-passe
- Pré-visualização sem permitir descarregar
- Partilha limitada aos grupos de cada utilizador
Registo de actividade
Cada alteração fica registada: quem criou, alterou, partilhou ou comentou cada documento, e quando. É a cronologia do documento, pronta para auditoria.
- Cronologia de cada documento
- Filtros por alterações de ficheiros, partilhas, segurança e comentários
- Actividade própria e dos colegas
- Registo de auditoria
Comunicação e colaboração
Conversas, reuniões de vídeo e documentos no mesmo sistema. Agende reuniões a partir do calendário e mencione colegas para chamar a sua atenção.
- Conversas de equipa
- Reuniões de vídeo
- Menções e lembretes de mensagens
- Reuniões agendadas a partir do calendário
Controlo total para o administrador
Ecrãs reais da administração do ISOFT DMS. Os dados do servidor, os endereços e os registos foram desfocados.
Segurança e acessos
Protecção contra ataques de força bruta, lista de endereços autorizados e autenticação de dois factores, que pode ser obrigatória para todas as contas ou para grupos específicos.
- Protecção contra ataques de força bruta
- Lista de endereços IP autorizados
- Autenticação de dois factores obrigatória por grupo
- Limitação de tentativas de acesso repetidas
Delegação da administração
Entregue partes da administração a grupos específicos, como o suporte, as definições de email ou a partilha, sem lhes dar acesso total ao sistema.
- Delegação de secções da administração a grupos
- Cada equipa acede apenas ao que precisa
- Definições de partilha, email e tarefas em segundo plano
- Os administradores principais mantêm o controlo total
Aplicações
Active ou desactive aplicações conforme as necessidades da organização: actividade, contactos, comentários, controlo de acesso a ficheiros, lembretes, edição de documentos com LibreOffice e muitas outras.
- Aplicações activas e desactivadas num só ecrã
- Edição de documentos com LibreOffice
- Controlo de acesso a ficheiros
- Integrações e aplicações adicionais disponíveis
Imagem da sua organização
Dê ao ISOFT DMS a imagem da sua organização: nome, endereço web, slogan, cores e imagem de fundo, com ligações para o aviso legal e a política de privacidade.
- Nome e slogan da organização
- Cor principal e cor de fundo
- Ligações para o aviso legal e a política de privacidade
- Visível para todos os utilizadores
Monitorização do servidor
Acompanhe o estado do servidor no próprio painel: sistema operativo, processador, memória, tempo de funcionamento e gráficos de carga e de memória.
- Gráfico de carga do servidor
- Utilização de memória e de swap
- Tempo de funcionamento do servidor
- Informação do sistema operativo e do processador
Registo de eventos
O leitor de registos mostra os avisos e os erros do sistema, com o nível, a aplicação e a hora, para que a equipa técnica detecte problemas cedo.
- Avisos e erros por nível de gravidade
- Ordenação por nível, aplicação e hora
- Pesquisa e filtros nas mensagens
- Definições do leitor de registos
Uma plataforma completa
O ISOFT DMS é implementado e suportado pela equipa da Pulsar.
ISOFT DMS
Crie fluxos de trabalho automatizados
O ISOFT DMS facilita a automatização de tarefas repetitivas e morosas e a criação de fluxos de trabalho eficientes para a colaboração entre equipas. Proteja e remova dados com funcionalidades avançadas de retenção e controlo de acessos.
Automatize tarefas
Por exemplo, configure um fluxo que converte documentos em PDF quando adiciona uma etiqueta. Ou publique uma mensagem na sala de chat quando um parceiro carrega ficheiros para uma pasta específica.
Aprovação e assinatura digital
Fluxos de aprovação simples permitem que as equipas colaborem e que a direcção assine documentos importantes. Integração com DocuSign e LibreSign.
Defina a retenção de documentos
A retenção e a eliminação de ficheiros podem ser controladas com base em etiquetas, garantindo o cumprimento dos requisitos legais ou práticos de conservação dos dados.
Todas as funcionalidades
Pesquisa, segurança, gestão documental, edição, colaboração e partilha, numa única plataforma.
Encontre qualquer documento pelo que ele diz, incluindo PDF digitalizados e imagens.
Pesquisa em texto integral
Encontre documentos pelo seu conteúdo, não apenas pelo nome.
Motor de pesquisa dedicado
Pesquisa rápida, mesmo em grandes volumes de documentos.
Indexação do conteúdo dos ficheiros
O texto de cada ficheiro é indexado automaticamente e aparece nos resultados.
OCR para PDF digitalizados e imagens
Reconhecimento de texto em documentos digitalizados, para os tornar pesquisáveis.
OCR automático nos fluxos de trabalho
Os PDF que entram passam a ter texto pesquisável, sem intervenção manual.
Etiquetagem automática com IA
Imagens e ficheiros multimédia classificados automaticamente pelo seu conteúdo.
Protecção dos ficheiros, controlo de quem acede e registos para a auditoria.
Antivírus para ficheiros
Cada ficheiro carregado é verificado contra vírus e software malicioso.
Encriptação no servidor
Os ficheiros ficam encriptados no armazenamento.
Encriptação ponta a ponta
Pastas sensíveis encriptadas no próprio dispositivo: nem o servidor as consegue ler.
Regras de acesso aos ficheiros
Bloqueie o acesso por grupo, endereço IP, etiqueta ou horário.
Registo de auditoria
As acções dos utilizadores e dos administradores ficam registadas para auditoria.
Políticas de retenção
Eliminação automática de ficheiros por etiqueta ou por idade.
Palavras-passe seguras e protecção contra força bruta
Regras para palavras-passe fortes e bloqueio de tentativas de acesso repetidas.
Autenticação de dois factores
Códigos de utilização única e chaves de segurança físicas.
Início de sessão único (SSO)
Entrada com a conta da organização, através de OpenID Connect ou SAML.
LDAP e Active Directory
Utilizadores e grupos sincronizados com o directório da organização.
Detecção de acessos suspeitos
Alerta quando uma conta inicia sessão de forma invulgar.
Marca de água e visualização segura
Documentos abertos com marca de água e sem permitir descarregar.
Versões, etiquetas, pastas de equipa, fluxos de trabalho, aprovações e assinaturas.
Versões dos ficheiros
Histórico de versões de cada ficheiro: dê nome às versões importantes e recupere qualquer uma.
Reciclagem
Os ficheiros eliminados podem ser recuperados.
Etiquetas colaborativas e do sistema
Classifique documentos com etiquetas da equipa ou definidas pelo administrador.
Bloqueio de ficheiros
Bloqueio manual e bloqueio automático durante a edição, para evitar conflitos.
Pastas de equipa com permissões
Pastas partilhadas por grupos, com permissões detalhadas (ACL).
Etiquetagem automática por regras
Etiquetas aplicadas automaticamente quando um ficheiro cumpre uma regra.
Motor de fluxos de trabalho
Regras visuais que automatizam acções sobre os ficheiros, sem programação.
Conversão automática para PDF
Documentos convertidos em PDF automaticamente, por regra.
Fluxos de aprovação
Pedidos de aprovação de documentos, com aprovar ou rejeitar.
Assinaturas electrónicas
Assine documentos electronicamente dentro do sistema.
Modelos de documentos
Crie novos documentos a partir dos modelos da organização.
Armazenamento externo
Ligue armazenamento que já tem: SMB, S3, SFTP e WebDAV.
Pré-visualizações
Pré-visualizações geradas antecipadamente, para abrir os documentos mais depressa.
Metadados e propriedades
Consulte os metadados e as propriedades de cada ficheiro.
Edite documentos no navegador, várias pessoas ao mesmo tempo.
Documentos Office no navegador
Documentos, folhas de cálculo e apresentações editados em conjunto, em tempo real.
Editor de documentos alternativo
Um segundo editor de documentos Office, à escolha da organização.
Edição colaborativa de texto
Notas e documentos de texto editados em conjunto, em tempo real.
Quadro branco
Um quadro branco partilhado para desenhar e planear em equipa.
Conversas, reuniões, tarefas, conhecimento e agenda no mesmo sistema dos documentos.
Conversas e videochamadas
Conversas, chamadas, vídeo e partilha de ecrã.
Quadros Kanban
Organize tarefas e projectos em quadros, listas e cartões.
Wiki da equipa
Uma base de conhecimento escrita em conjunto pela equipa.
Tabelas
Pequenas bases de dados para listas e registos, sem programação.
Formulários
Crie formulários e questionários e recolha as respostas.
Sondagens
Sondagens para marcar datas e decidir em equipa.
Notas
Notas pessoais, sempre à mão.
Calendário, contactos e email
Agenda, contactos e correio electrónico no mesmo local.
Equipas
Grupos de pessoas criados pelos próprios utilizadores, para partilhar com facilidade.
Comentários nos ficheiros
Comente documentos e mencione colegas.
Actividade e notificações
Acompanhe o que muda e receba notificações.
Recursos relacionados
Ligações entre ficheiros, conversas e tarefas relacionadas, e inserção rápida de conteúdos.
Assistente de IA
Resumos, traduções e outras tarefas com IA, dentro do sistema.
Partilhe com quem precisa, dentro e fora da organização, com controlo.
Ligações públicas
Com palavra-passe, data de expiração e modo só de leitura.
Depósito de ficheiros
Ligações apenas para carregar ficheiros, sem ver o conteúdo da pasta.
Partilha federada
Partilha entre servidores diferentes, por exemplo com parceiros.
Contas de convidado
Acesso limitado para pessoas de fora da organização.
Armazenamento e recuperação inteligentes
Um processo simplificado do início ao fim. Mantenha os documentos nos seus próprios servidores ou na cloud: a escolha do local de armazenamento é sua.
Captura fácil a partir de todas as fontes
O ISOFT DMS é o local mais inteligente para guardar contratos, facturas, cartas, encomendas, propostas, notas de reunião ou qualquer outro documento empresarial.
Indexe e autorize
Classifique documentos e indexe informação rapidamente, com apenas alguns cliques. Depois, partilhe-os com direitos de acesso e permissões controlados.
Arquivo seguro e organizado
Cada documento fica seguro e protegido no arquivo, com direitos de acesso controlados, até atingir a sua data de retenção.
Aceda e colabore
Encontre informação de forma rápida e simples; edite e comente documentos ou processe-os em fluxos de trabalho.